Kepala BKN: Digitalisasi Arsip Kepegawaian Sudah Menjadi Kebutuhan
Jakarta – Badan Kepegawaian Negara (BKN) terus melakukan transformasi digital untuk mempercepat dan mempermudah layanan kepegawaian bagi 5,4 juta Aparatur Sipil Negara (ASN). Oleh sebab itu, BKN mengembangkan suatu sistem DMS (Document Management System) SIASN – sebuah platform terintegrasi yang dirancang untuk mendigitalisasi dan mengelola arsip kepegawaian secara efisien.
Terkait itu, Kepala BKN Prof. Zudan menegaskan bahwa tata kelola pemerintahan harus dibuat lebih mudah, dan digitalisasi adalah kuncinya. Menurutnya digitalisasi arsip kepegawaian bukan lagi pilihan melainkan kebutuhan.” Cara berpikir kita harus selalu bergerak ke arah yang lebih mudah. Mengambil contoh seperti di industri keuangan, dulu kirim uang pakai wesel, sekarang semua bisa lewat handphone. Begitu juga dengan tata kelola kepegawaian. Bergerak, berpikir, dan bertindak digital bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan,” jelasnya, Selasa (23/09/2025).
DMS SIASN sendiri dirancang sebagai satu platform yang dapat digunakan bersama oleh seluruh ASN. Prof. Zudan mengajak seluruh pihak untuk menggunakan dan mengoptimalkan platform ini. “Dengan DMS SIASN, dokumen para ASN dapat menjadi dasar berupa data. Lalu data diolah sehingga menjadi dasar seluruh kebijakan karier ASN, baik itu kenaikan pangkat, jabatan, maupun KPLB (Kenaikan Pangkat Luar Biasa), dan kebijakan lainnya,” tambahnya.
Pada waktu yang sama, Deputi BKN Bidang Sistem Informasi dan Digitalisasi Manajemen ASN, yakni Suharmen mengatakan percepatan layanan hanya dapat tercapai dengan menerapkan lima prinsip dasar yaitu: berfokus pada kebutuhan pelanggan (ASN), berbasis data untuk transparansi, otomasi proses bisnis, kolaborasi dengan stakeholder, serta responsif terhadap dinamika teknologi. “DMS SIASN hadir dengan berbagai fitur-fitur unggulannya, seperti konversi gambar ke PDF, kompresi, dan penggabungan/pemisahan dokumen yang diharapkan dapat membantu instansi dalam mengelola arsip kepegawaian dengan lebih baik. Melalui sosialisasi ini, kami harap seluruh instansi dapat memahami dan mendukung penerapan DMS SIASN sehingga tercipta pengelolaan arsip satu data ASN yang terintegrasi dan akurat,” terangnya.
Dari aspek teknis pelaksanaan, Direktur Arsip Kepegawaian BKN, Rury Citra Diani menjelaskan bahwa DMS SIASN telah terintegrasi dalam ASN Digital. Ia berharap penerapan platform ini dapat mempercepat layanan kepegawaian, khususnya terkait pengelolaan arsip. Sesuai dengan tugas dan fungsi (tusi) BKN dalam menetapkan kebijakan teknis pengelolaan arsip kepegawaian, DMS SIASN menjadi langkah strategis untuk mewujudkan sistem kepegawaian yang modern dan terpadu, serta memberikan manfaat langsung bagi seluruh ASN agar dapat bekerja lebih mudah dan efisien.
Sumber : BKN